“Automatiseer niet de drive, maar de routinetaken van de KMO”

Geplaatst op 12/12/2017

Investeringen bij KMO’s zitten in de lift. Na jaren van laagconjunctuur hebben bedrijven de middelen opgebouwd om te investeren. En dat is nodig. Met name de snelle ontwikkelingen op gebied van e-commerce en klanten die steeds meer verwachten dat ze onmiddellijk en op elk moment geholpen worden, pushen KMO’s in de richting van het digitale. Welke hindernissen moet je overwinnen?  Hierover hadden we een gesprek met Stefaan. 

Mijn klanten blijven niet met de fax bestellen

STEFAAN: “Ik heb zelf altijd in een KMO gewerkt. En ICORDA is zo een goede, ik zou bijna durven zeggen ‘ouderwetse’ KMO met de juiste mentaliteit: als er een probleem is bij de klant, dan laat je alles vallen en steek je een tandje bij. Die gedrevenheid is bij veel KMO’s contradictorisch ook wel eens een struikelblok voor IT projecten. Want als het succes van je zaak de mensen zijn, dan ga je toch niet hun inbreng wegautomatiseren? En dus blijven veel zaakvoerders als laatste op de zaak present om ervoor te zorgen dat de planning voor de ochtendploeg klaar is. En staan ze ’s ochtends als eerste op de werf om hun mensen te briefen. Nu zijn productieplanning, procesautomatisatie, stockbeheer en personeelsplanning typisch aspecten van het bedrijfsbeheer waar automatisering een heel groot verschil kan maken. Op termijn bespaar je en je wordt efficiënter.
Bij een groot aantal familiebedrijven komt de roep voor automatisering van de jongere generatie. “We gaan toch niet zoals onze pa elke avond tot 10 uur de planning opmaken? Kan dat niet eenvoudiger?”. Met één zin vegen ze 30 jaar hard werken van tafel.
Waarmee ik niet wil zeggen dat de jongere generatie zaakvoerders minder gedreven is. Ze komen gewoon uit een digitale wereld waar papierwerk en manuele interventies vervangen zijn door de pc en de smartphone. Zo zijn ze zelf als consument opgegroeid en willen ze ook werken op het bedrijf. Zoals een jonge zaakvoerder me zei: “ik wil niet de drive van onze pa automatiseren, maar wel zijn routinetaken. Zo kan ik me concentreren op onze klanten, want die blijven niet met de fax bestellen”

Als je enkel automatiseert, mis je een kans als KMO

“Hoe veel moet je investeren in IT? En hoe ver moet je de digitale snelweg op? Als je je enkel toelegt op het verbeteren van je processen, laat je kansen liggen. Je moet van de gelegenheid gebruik maken om te innoveren. In een recent wereldwijd onderzoek van Sana blijkt dat 72% van de B2B bedrijven e-commerce activiteiten plannen of al hebben. Dat is iets waar onze KMO’s moeten over nadenken. We hebben recent zelfs bij een advocaat een e-commerce traject opgezet. Op termijn ontsnapt er geen sector meer aan.
Over de juiste cijfers beschikken om je zaak te runnen is ook een aspect waar KMO’s in moeten groeien. Sommige zaakvoerders die ik ontmoet zijn enthousiast als ik hen bij een demo enkele dashboards toon. Anderen vertrouwen elke tool die hun buikgevoel zou kunnen tegenspreken. Maar je mag analytics niet zien als een “speelgoedje” voor het management. Ik zou de bedrijven niet te eten willen geven die nog dagelijks met uitputting van een stockitem te kampen hebben, terwijl dit met een goede analyticsoplossing wel te voorspellen en te voorkomen valt.
Dat vind ik een grote troef van SAP Business One. Je haalt niet alleen automatisering in huis. Je krijgt ook meteen een platform dat je toestaat om nieuwe functies te activeren. Er zijn ook heel wat producten die compatibel zijn met deze marktleider, zodat je eigenlijk nooit voor verrassingen komt te staan. De oplossing groeit mee met je bedrijf en met je ambitie en visie als zaakvoerder.
Eén van de sterke punten van SAP is altijd geweest dat ze een enorme ervaring hebben in het automatiseren van bedrijfsprocessen, en dat ze die “best practises” in hun software stoppen. Je begint dus nooit met een lege doos, wat implementatie veel sneller en rijker maakt. Een ERP implementeren is tegenwoordig minder programmeren en eerder configureren. Dat vereist een andere instelling van het management: je werkt binnen de structuur van de software, waarmee je 70 tot 80% van al je functionaliteiten hebt gecoverd. De laatste 20% kan je met maatwerk automatiseren. Soms zijn die laatste procenten niet de moeite waard: een goede kosten/batenanalyse geeft daarbij uitsluitsel.”

De grootste investering bij ERP? De mensen

“Tijdens een digitaliseringstraject geven heel wat mensen input. Je verzamelt de kennis over het bedrijf tot je op een punt komt dat je een oplossing kan bouwen die én performant is in het bedrijf en door iedereen zal aanvaard worden. Dat is bij de KMO misschien nog de grootste investering: het menselijk aspect. Er kruipen veel (extra) uren in het beschrijven en verbeteren van processen. Daarom is er is niets zo pijnlijk als te moeten horen dat klanten iets voor de tweede of derde keer moeten uitleggen. Dat wijst erop dat de informatie niet doorstroomt. Daarom is bij ons degene die de eerste (commerciële) gesprekken voert met de klant, ook de persoon die verantwoordelijk blijft gedurende het gehele traject, zelfs na de sign off van het project. Zo behoud je de focus van het project en weet de klant steeds wie hij moet aanspreken. Daarenboven hebben we bij ICORDA de gewoonte om de uitvoerder van het project zeer snel mee te nemen in de eerste gesprekken. Zo blijft de continuïteit verzekerd.” 

ERP, daarmee moet je tegelijk kunnen besparen én innoveren 

“Ik leer het meeste uit de natrajecten. Je bouwt samen iets op, en op basis van die ervaring en kennis ga je de volgende jaren verder. Dat levert je vele boeiende gesprekken op over ondernemen en inzichten over hoe je op de juiste manier investeert in IT. Vroeger bouwden de meest dynamische KMO’s applicatie na applicatie. Maar die tijd is voorbij. Want die applicaties moeten allemaal onderhouden en up to date gehouden worden. Dat kost tijd, geld, mankracht. Daarom kies je nu beter voor een goed open platform. Daarmee kan je je huidige processen de baas, en kan je nieuwe oplossingen snel bouwen. Innoveren moet eenvoudig zijn. Je kan als KMO nu eenmaal niet een heel legertje programmeurs in dienst houden.”

Stefaan begeleidt al sinds 2003 bij ICORDA KMO’s en middelgrote organisaties op automatiserings- en innovatietrajecten. Een vrijblijvend gesprek?
Een Quickscan van uw huidige software? Bel Stefaan op 09 227 66 76. Mailen kan ook: sderyckere@icorda.be