Office 365, zorgen voor een back-up of niet?
Veel klanten gebruiken Microsoft Office 365 vooral als een hosted mailserver, maar we zien dat ook de andere componenten van Office 365 zoals SharePoint Online, OneDrive for Business en Microsoft Teams hun intrede vinden. Zeker in deze crisistijden. Maar hebt u al eens stilgestaan bij de controle die u heeft over alle gegevens die u in Office 365 opslaat en of een back-up noodzakelijk is? Veel klanten gaan er van uit dat Microsoft daar voor zorgt, maar dat is niet volledig het geval. In deze blogpost overlopen we enkele scenario’s en geven we ons advies.
Scenario 1: Herstel van een fysieke storing
Een van de voordelen van Office 365 is dat je je helemaal niet hoeft in te zitten met je IT-infrastructuur. Die verantwoordelijkheid ligt bij Microsoft en staat beschreven in hun service level agreements. MS Office 365 biedt geografische redundantie, wat betekent dat uw data in verschillende datacenters worden opgeslagen. Die redundantie biedt enkel bescherming bij locatieproblemen of hardwarestoringen in het datacenter, maar niet tegen het verloren gaan van data, het per ongeluk verwijderen van data of een kwaadwillige aanval op uw data.
Scenario 2: Terugkeren naar een punt in de tijd
Als je wil terugkeren naar een bepaalde stap die achter je ligt, is een back-up nodig. Dat kan zijn omdat er een fout is gemaakt, of omdat je wil zien hoe een document er uitzag vooraleer je er later wijzigingen in doorvoerde. Daarom biedt SharePoint bijvoorbeeld versiebeheer aan: elke keer je een wijziging aanbrengt, wordt van het document een nieuwe versie opgeslagen. Er zijn wel enkele beperkingen: het werkt enkel voor SharePoint en de instelling moet geactiveerd zijn in de documentenbibliotheek. Bovendien kan je maar een beperkt aantal versies bijhouden. Als de documenten verwijderd zijn, ben je er toch aan voor de moeite.
Scenario 3: Verloren gegevens door een fout herstellen
Er zijn enkele handige ingebouwde features in Office 365 die kunnen helpen als je data hebt verwijderd of overschreven, zoals SharePoint’s prullenbak. Daaruit kan je verwijderde bestanden herstellen. Daar zit wel een tijdslimiet op, zo kan je niet verschillende maanden terugkeren in de tijd. Daarnaast kan je ook zogenaamde retention policies instellen, die het onmogelijk maken om bestanden permanent te verwijderen of te overschrijven. Die instelling is een handige aanvulling op het versiebeheer in SharePoint. Dergelijke features vermijden gegevensverlies die veroorzaakt is door de fout van een eindgebruiker. Het nadeel hiervan, is dat er nergens een kopie van het verwijderde bestand wordt opgeslagen, zoals bij een back-up wel gebeurd. Zo’n retention-bestand wordt immers bij de live data gestockeerd.
Scenario 4: Herstel van een actie met slechte bedoelingen
De vorige scenario’s gaan over het per ongeluk verliezen van gegevens, dat kan ook met opzet gebeuren. Als je administrator-account gehackt is, kan je niet veel doen om je gegevens terug op te halen. Dergelijke externe risico’s sluipen meestal het netwerk binnen via e-mail en daar schuilt net het probleem. De functies van Exchange Online voor back-up en herstel zijn onvoldoende om ernstige aanvallen op te vangen.
Scenario 5: Herstel van beschadigde gegevens
Je gegevens kunnen ook beschadigd worden, zonder dat je er zelf verantwoordelijk voor bent. De ingebouwde features in MS Office 365 zijn niet voldoende om zwaar beschadigde bestanden te herstellen.
Ons advies
Werkt u met MS Office 365? Dan controleert u best zelf even of u er alles aan doet om uw gegevens optimaal te beschermen. Wij raden alvast aan om een back-up te voorzien. Zo vermijdt u dataverlies en beschermt u zich tegen alle mogelijke scenario’s. In zijn gebruikersovereenkomst haalt Microsoft zelf aan dat gegevensverlies kan optreden en dat het daar niet verantwoordelijk kan gesteld worden. In dezelfde overeenkomt raad Microsoft zelfs aan regelmatig een back-up door te voeren. Wat de mogelijkheden zijn om een goede back-up van je gegevens te voorzien? Dat lees je in onze volgende blogpost.
Meer weten over dit onderwerp, of heb je een vraag?
Neem contact op met Marc Brouckaert
T: +32 (0)9 227 66 76
E: mbrouckaert@icorda.be