icorda logo_zonder_tekst_159x124.jpg logo_150x70.png

Doet u uw afschrijvingen nog in Excel?

Als u dit artikel leest, dan is de kans groot dat u:

- Een bedrijf bent dat groot genoeg is om zelf uw boekhouding te voeren
- Waarschijnlijk ook bezig bent met het opvolgen van uw vaste activa
- Deze inderdaad nog in Excel bijhoudt

In dit geval hebben we ons doel bereikt met de titel. Waarom dit artikel? Wel, ondernemers zoeken steeds naar manieren om meer tijd over te houden voor zaken die er echt toe doen. Het is dus steeds interessant om elk deelaspect van de administratie eens onder de loep te houden, en te kijken als dit niet beter kan.

Wat ons bij de afschrijvingen brengt. Afschrijvingen in Excel bijhouden betekent een aantal zaken voor u:

- U hebt een Excel nodig met een groot aantal kolommen. Vast actieffiches zijn immers berucht voor het grote aantal parameters dat moet ingesteld worden.- Afhankelijk van het aantal actieffiches hebt u daar een heleboel rijen voor nodig.- Bij grote hoeveelheden fiches wil men deze vaak groeperen (bv. per afdeling, of per type, per merk, …)
- Alle kenmerken van de afschrijving moeten ook correct geregistreerd worden (annuïteit, type van afschrijving, eventuele restwaarde)- En ook van belang is natuurlijk dat er geen afrondingsfouten ontstaan, als u op het einde van het boekjaar per fiche een diverse post noteert in uw boekhoudpakket

Het lijstje is natuurlijk verre van compleet. Maar u ziet al dat het helemaal niet efficiënt is. Er is veel handmatig werk aan, en veel zaken worden dubbel gedaan (bijvoorbeeld: u boekt een investeringsfactuur in uw boekhouding, en tegelijkertijd vult u alles nog eens aan in uw Excel bestand).

Hoe kan het dan sneller? Wel, met een performant boekhoudpakket worden alle dubbele stappen overbodig, en kan u veel sneller (en met minder fouten) te werk gaan.Een klein voorbeeldje: Als u in een boekhoudpakket een investeringsfactuur inboekt, dan kan op basis van deze informatie een vast actieffiche aangemaakt worden. U bekijkt nog even als de parameters goed staan, en klaar is kees. U kan gemakkelijk op gezette tijdstippen de afschrijvingen genereren, en er automatisch een diverse boeking voor laten inschrijven in de boekhouding. Alle informatie zit dus in 1 centraal systeem, nl. in uw boekhoudpakket.

Hebben we uw interesse gewekt? Wil u even zien hoe Venice boekhouding dit oplost? Wel, we maakten het kort filmpje dat u boven deze tekst aantreft en dat in 4 minuten alle stappen uitlegt van inboeken van de factuur tot afdrukken van een volledige afschrijftabel.

Tom Van Overbeke Unit 4

 

Interesse?

Neem contact op met ICORDA.

Stefaan Deryckere helpt u graag verder.
T: +32 (0)9 227 66 76
E: sderyckere@icorda.be