Factureren aan de overheid? Vanaf 2017 enkel digitaal!
In het kader van facturatie naar de overheid toe is er in 2017 ook een aardverschuiving gebeurd. Sedert 1 januari 2017 verplicht de Vlaamse overheid zijn leveranciers om de facturen digitaal aan te leveren. Dit kan op 2 manieren:
• via een portal, waarop de leverancier handmatig zijn factuur intikt: dit is gratis, maar - zoals de Vlaamse overheid ook zelf aangeeft - eigenlijk enkel geschikt als tussenoplossing, in afwachting dat de leverancier een oplossing kiest die volledig geïntegreerd is in zijn bedrijfsprocessen
• via een PEPPOL access point
Over PEPPOL willen we u wat meer vertellen. PEPPOL staat voor Pan European Public Procurement Online, en is een Europese standaard die een efficiënte en beveiligde uitwisseling van facturen nastreeft. We hebben het hier over uitwisseling van facturen tussen overheid en bedrijven, maar ook tussen bedrijven onderling. PEPPOL bestaat al heel lang, maar de adoptie ervan staat, onder andere vanwege de beslissing van de Vlaamse overheid (zie hierboven), nu ook hoog op de agenda van de modale KMO. De missie van PEPPOL is om alle hindernissen in het facturatieproces tussen bedrijven en overheden (of bedrijven onderling) weg te nemen, en zo een aanzienlijke geldbesparing te realiseren.
PEPPOL is een Europese standaard, dit betekent dat op termijn ook bedrijven met veel intra-europese facturatie hier hun voordeel mee kunnen doen.
Hoe werkt PEPPOL in de praktijk?
Als u facturen via het PEPPOL framework wil verzenden (dat kan naar een overheidsinstantie zijn, maar evengoed naar een bedrijf dat hierop aangesloten is), dan heeft uw bedrijf toegang nodig tot een PEPPOL access point. Dat is een organisatie die de factuur digitaal ontvangt van uw bedrijf, en deze doorstuurt naar de klant (overheid of een bedrijf) die eveneens aangesloten moet zijn op het PEPPOL framework.
Er zijn een aantal spelers op de markt die zich hierin gespecialiseerd hebben. Zij garanderen dat het verzenden van de factuur correct en beveiligd gebeurt naar de klant. Het nadeel voor de (kleinere) KMO is, dat dit meestal een prijzige oplossing is, en dat er ook extra administratie aan te pas komt (u moet immers een contract afsluiten met deze tussenpersoon).
De oplossing voor de KMO is om dit te integreren in uw facturatieprogramma. En dat is net wat we in de optie eDocumenten van Venice Facturatie Enterprise gedaan hebben. Deze optie voorziet nu reeds in de mogelijkheid om verkoopleveringen en verkoopfacturen digitaal naar uw klanten te verzenden.
De nieuwste release van Venice (die beschikbaar zal zijn eind januari 2017) hebben we PEPPOL-compliant gemaakt. Dat betekent dat u standaard ook uw facturen via PEPPOL naar de (Vlaamse) overheid kan versturen. We maken hiervan gebruik van een eigen Unit4 PEPPOL access point. Wij rekenen hiervoor geen extra kosten aan.
Vragen?
Neem contact op met Stefaan Deryckere
T: +32 (0)9 227 66 76
E: sderyckere@icorda.be