Kurt De Kesel, IVM in Eeklo: "SAP en ICORDA passen mooi bij elkaar"
In 2006 ging de Intergemeentelijke opdrachthoudende Vereniging voor Meetjesland, kortweg IVM, met ICORDA in zee voor de uitbouw, installatie en integratie van een gloednieuw IT-systeem. We hadden met Kurt De Kesel, diensthoofd Automatisatie Elektriciteit en Instrumentatie, een gesprek over de automatisering van de laatste jaren, het serverpark, de ERP implementatie en de rol die ICORDA hierin gespeeld heeft voor IVM.
Kurt, kan je ons een korte inleiding geven over de rol van IVM?
“IVM is ontstaan in de jaren 80 toen er nood was aan een regeling op intergemeentelijke schaal voor het huisvuilbeleid in het Meetjesland. 12 gemeenten sprongen op de kar, in 1986 kwamen daar 7 gemeenten bij.
De belangrijkste activiteit van IVM is nog steeds afvalinzameling, -verbranding en –verwerking. Hiertoe behoren ook de uitbating van enkele gemeentelijke recyclageparken, het opwekken van elektriciteit door recyclage van de warmte bij het verbranden van brandbaar afval, de distributie van de restfracties na de verbranding, de logistieke ondersteuning van deze activiteiten en dan natuurlijk ook nog communicatie en ondersteuning van de gemeenten naar een preventief afvalbeleid. Vandaag werken er iets meer dan 60 personen bij IVM die de afvalenergiecentrale en al de andere activiteiten draaiende houden."
Waarom zijn jullie uiteindelijk op zoek gegaan naar een nieuwe IT-infrastructuur en een ERP?
“Zoals in veel bedrijven stonden hier in 2006 een server en een tapestreamer voor een 10-tal clients. Het gehele IT-gebeuren werd gekenmerkt door DOS-achtige software en enkele office producten zoals WP. Het boekhoudpakket en het administratiepakket waren stand alone en geschreven door een lokale kleine speler die de ondersteuning niet meer 100% kon garanderen.
Toen we ook nog eens enkele dagen ‘out’ lagen met een servercrash, werden er middelen vrijgemaakt voor een nieuwe bedrijfszekere oplossing. We zijn dan op zoek gegaan naar een leverancier die alles aankon in-house: infrastructuur, hardware en software. De software moest bovendien off the shelf komen, omdat we niet meer afhankelijk wilde zijn van één leverancier. Na enkele meetings waren we er ons van bewust dat we een volwaardig ERP systeem nodig hadden. Dat jaar nog ging de aanbesteding hiervoor buiten. Vanaf 2006 voorzien we elke 5 jaar een upgrade van onze IT-infrastructuur, telkens met een nieuwe aanbesteding. Ook voor de aanbesteding van 2012 werd overigens voor ICORDA gekozen."
Waarom hebben jullie ICORDA gekozen?
“IVM moet als overheidsbedrijf de regelgeving op overheidsopdrachten naleven. Dit houdt in dat we bij het zoeken naar een partner de concurrentie optimaal moeten laten spelen en dat we bij de opmaak van de bestekken en de gunning van de opdracht de (soms complexe) regelgeving nauwgezet naleven. In onze bestekken benadrukken we niet enkel het belang van de prijs, ook de kwaliteit van de dienstverlening is een voornaam gunningscriterium.
Natuurlijk was de prijs zeer belangrijk. Hierbij moet je opletten dat je naar de reële prijs kijkt, inclusief onderhoud en interventies. ICORDA heeft een heel goed opvolgsysteem en je betaalt enkel voor de interventie. Dit wordt minutieus bijgehouden.
We hebben uiteindelijk ook aan alle kandidaten gevraagd om hun ERP-voorstel te demonstreren. Alle key users van onze werkgroep waren aanwezig op de demo’s en konden achteraf punten geven.
Belangrijk was dat de partner aandacht had om het ERP-systeem volledig op maat van IVM te parametriseren. Onderhoud aan de afvalenergiecentrale moet bijvoorbeeld ingepland kunnen worden via een kalender en dus geconnecteerd zijn met producten en diensten uit SAP.“
ICORDA heeft uiteindelijk de aanbesteding gewonnen in 2007. Hoe zijn jullie te werk gegaan om alles te integreren en de software af te stemmen op jullie noden ?
“ICORDA heeft ons een 360° oplossing aangeboden, ook bij het plan van aanpak: zij bezorgden ons een zeer nuttige draft voor de ERP-implementatie. De key users, verenigd in een werkgroep, maakten samen met ICORDA op basis van deze draft de blueprint, waarin ze aangaven hoe bijvoorbeeld systeemartikels in SAP er dienden uit te zien. Door de standaardisatie en de draft verliep alles heel vlot. De hele setup werd geconfigureerd volgens de blueprint waarna de testfase van start kon gaan.
Het traject van blueprint tot het live gaan duurde slechts 6 maanden. Binnen dit tijdsbestek werden alle gebruikers volledig opgeleid door ICORDA.
Het migratie-luik was ook belangrijk. Een 8000-tal data-artikels werden geëxtraheerd uit de databank, uitgezuiverd en vervolgens geïmporteerd in SAP. De gehele migratie van onderdelen (de A-artikels), diensten (D-artikels) en werknemers (W-artikels) verliep vlekkeloos dankzij de kennis ter zake van ICORDA.”
ICORDA stond in voor de volledige IT-infrastructuur, dus ook de hardware. We hebben samen gekozen voor een 2-server structuur met een back-up server in huis en een tweede back-up op verplaatsing. De 40 clients die hierop verbonden zijn draaien Software 3P en Office, naast SAP Business One natuurlijk.”
Wat zijn volgens jou de grote pluspunten van ICORDA?
“ICORDA heeft zowel in software, hardware als infrastructuur de nodige expertise in huis en is dus direct aanspreekbaar zonder dat er nog een derde partij bij betrokken moet worden. Ik hou ook van de strategische keuzes van hun voorgestelde oplossingen. Ze werken enkel met hoogwaardige producten. Voor de IT-infrastructuur wordt veelal gewerkt met Lenovo en Cisco, twee topmerken. ICORDA ondersteunt ook het SAP business One platform en alles wat daar bij komt kijken. En tot slot is het natuurlijk een lokale partner, dat heeft ook alleen maar voordelen.“
Hoe verloopt de dagelijkse samenwerking met ICORDA?
“Gelukkig hebben we geen dagelijks contact nodig, anders zouden we ons zorgen moeten maken! Maar het contact verloopt altijd vlot, er zijn maar weinig dingen die ik anders zou willen zien. En de verrekening van de kosten is ook altijd heel correct. ICORDA rekent enkel voor de gepresteerde periode aan, geen onderhoudsabonnement, dat enorm duur is wanneer alles goed gaat – en dat laatste is gelukkig ook nog steeds het geval.“
Wat zou je andere bedrijven adviseren die dezelfde stap gaan zetten?
“Creëer een groot draagvlak binnen je bedrijf. Maak een werkgroep aan met key users, want zij zijn de mensen die ermee moeten werken. Ga dan de markt op en vraag niet alleen offertes maar ook werkende demo’s zodat de werkgroep overtuigd geraakt.
Natuurlijk mag je ook niet nalaten referentiebezoeken af te leggen. Het gaat immers om een beslissing die de toekomst van een bedrijf bepaalt. Dat is geen kleine stap! “
Hoe staat IVM tegenover de toekomst op vlak van automatisering en Cloudtoepassingen?
“De toekomst heeft heel wat in petto op het vlak van nieuwe technologieën. Maar we zijn bij IVM toch voorzichtig naar sommige toepassingen toe. Internet Of Things is mooi, maar kent toch ook wat veiligheidsissues. Processen die gevoelig liggen- zoals onze verbranding waarbij de regeling enorm belangrijk is voor de rookgasuitstoot - controleren we nog liefst geregeld manueel. Is er dan iets nog niet 100% in orde, dan wordt het meteen vervangen. In de Cloud gaan met onze servers ligt ook gevoelig, want waar staat je infrastructuur dan precies? SaaS voor SAP Business One is dan ook voor ons nog geen optie.
Natuurlijk willen we ook vanop andere plaatsen onze infrastructuur en gegevens bekijken of aanpassen, denk maar aan de recyclageparken waar we heel wat gegevens mee uitwisselen. Momenteel bekijkt ICORDA hiervoor Xenapp : een complete oplossing voor virtuele apps en desktops die helpt bij het aanbieden van Windows-, web- en SaaS-applicaties of volwaardige virtuele desktops op elk device en op elke locatie. Maar we gaan niet overhaast te werk. “
Kurt De Kesel
Kurt studeerde technisch ingenieur aan de hogeschool en begon zijn carrière bij IVM als stagiair in 1994. Zijn affiniteit met computers - hij programmeert immers vanaf zijn 12e zelf – maakte van hem de juiste man op de juiste plaats en hij werd vrij snel ingezet voor het programmeren van PLC’s (Programmeerbare logische eenheid), elektronische apparatuur waarmee processen en machines worden geautomatiseerd. Later heeft hij in het avondonderwijs zijn IT-vaardigheden nog aangescherpt. In 2005 werd Kurt tenslotte diensthoofd Automatisatie Elektriciteit en Instrumentatie en is hij het belangrijkste aanspreekpunt voor alles wat met IT, zowel hardware als software, te maken heeft bij IVM.
ICORDA implementeert de SAP Business One ERP oplossing voor KMO's. Stefaan Deryckere (T: +32 (0)9 227 66 76, sderyckere@icorda.be ) komt graag bij u langs om een eerste analyse te maken van uw specifieke ERP behoefte.
