Bedrijfsdocumenten opslaan, OneDrive voor Bedrijven of SharePoint?
De keuze voor de plaats waar je je bedrijfsdocumenten opslaat, hangt af van verschillende factoren: moeten alle medewerkers toegang hebben tot de documenten, kaderen de documenten in een gezamenlijk project of moeten ze altijd en overal raadpleegbaar zijn? In deze blogpost sommen we enkele criteria op die jouw keuze gemakkelijk maken: SharePoint of OneDrive voor bedrijven?
Kies voor een SharePoint Teamsite als je vooral wil samenwerken
SharePoint kunnen we vergelijken met een intranet, waar informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een organisatie centraal staan. Je kan er dus gemakkelijk je documenten delen met verschillende gebruikers. Er zijn ook verschillende ingebouwde functionaliteiten, zoals een krachtige zoekfunctie, die helpen om snel de juiste informatie terug te vinden.
Als de meeste van onderstaande criteria van toepassing zijn, is een SharePoint Teamsite de juiste keuze:
- De bestanden die je wil opslaan, zijn eveneens belangrijk voor de andere medewerkers
- Je wil graag ook metadata toevoegen aan je bestanden, zodat iedereen ze nog gemakkelijker kan terugvinden
- Je wil de bestanden die gelinkt zijn aan een bepaald project centraliseren
- Je wil taken koppelen aan bepaalde documenten en die kunnen toewijzen aan andere medewerkers
- Je wil workflows gebruiken om documenten te laten goedkeuren
- Je wil versiebeheer toepassen op je documenten, zodat iedereen altijd over de juiste versie van het document beschikt
Je kan er uiteraard voor kiezen om de documenten lokaal of in de cloud op te slaan. SharePoint kan ook gemakkelijk geïntegreerd worden met OneDrive voor Bedrijven.
Kies voor OneDrive voor Bedrijven als je bestanden van overal wil delen en openen
OneDrive voor Bedrijven is een plek waar je bestanden vanaf je computer kan opslaan in de cloud en ze vanaf elk apparaat kan openen, of met anderen kan delen. OneDrive voor Bedrijven is de beste optie om conceptdocumenten of persoonlijke documenten op te slaan, die niemand anders hoeft te zien.
Voor die keuze zijn de meeste van volgende criteria van toepassing:
- Je wil altijd en van op elk toestel toegang hebben tot je documenten
- Je bent niet echt van plan om documenten te delen. Ze zijn privé, totdat je ze deelt.
- Je wil bestanden afzonderlijk delen, met een beperkt bereik of met een beperkte levenscyclus.
OneDrive voor Bedrijven is dus de juiste keuze wanneer je niet met verschillende medewerkers aan dezelfde documenten hoeft te werken. Toch kan je alle bestanden gemakkelijk delen, door de link naar de exacte locatie te versturen. Ook hier kan je de documenten zowel lokaal als in de cloud opslaan.
Kiezen is niet per se verliezen
Je merkt het al, de keuze voor OneDrive of SharePoint hangt af van wat je precies wil doen met je documenten. Heb je hulp nodig bij je keuze, of wil je meer info over een combinatie van beide systemen. Geef ons een seintje!
Meer info?
Neem contact op met Marc Brouckaert op +32 (0)9 227 66 76 of email naar mbrouckaert@icorda.be
Meer info?
Neem contact op met Marc Brouckaert op +32 (0)9 227 66 76 of email naar mbrouckaert@icorda.be